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Creare un CRM con Excel e sperare di migliorare le vendite, è come scavalcare la ringhiera di un ponte con l’idea di lanciarsi e volare: per lanciarti, ti lanci. Ma ti sfracelli.

Excel, infatti, è considerato il miglior foglio di calcolo al mondo, nonché il peggior CRM della storia.
In realtà, povero Excel, non ha mai avuto pretese di estendere la propria funzionalità a temi così specifici, ed anzi, quando qualcuno lo utilizza a tale scopo, gli usa una violenza bruta tipo arancia meccanica con il ciclo.
Perché usare Excel come un CRM non è una buona idea? Ecco 5 valide ragioni:

1) Le tabelle Excel sono statiche

Si inizia col creare un file per tracciare e condividere i contatti aziendali, e sono tutti contenti per l’ottima iniziativa.
Si parte ordinati e composti, si tracciano le informazioni base, si crea un unico documento nella rete aziendale, e ancora tutti felici.
Dopo qualche anno però ci si ritrova imbruttiti con tabelle da quarantacinque colonne per tredicimila righe, che oscurano il monitor per un quarto d’ora ad ogni tentativo di apertura.
Proliferano copie del file sparse per PC, cartelle aziendali, chiavette USB, tanto che non si capisce più quale sia il database ufficiale.
La versione horror è quando ognuno aggiorna una diversa copia del file, creando un caos da cui non c’è ritorno.
Il CRM, invece, permette una gestione centralizzata e razionale delle informazioni.
E’ dinamico, tutte le informazioni possono essere continuamente alimentate da chiunque.
Il CRM è fatto per essere consultabile in pochi secondi a prescindere dalla quantità di record inseriti, e permette di aggiungere molte informazioni cruciali oltre ai semplici telefono-indirizzo-mail.
Tutte le informazioni sono immagazzinate con ordine e criterio e sono quindi facilmente reperibili.

2) Creare un CRM con Excel non permette di profilare e tracciare i contatti

E ti pare poco?
Creare un CRM con Excel, significa costruire un elenco telefonico aziendale, o poco di più.
Un CRM vero e proprio, invece, permette di aggregare alla semplice anagrafica molte informazioni accessorie: provenienza del contatto, preferenze di prodotto, contatti pregressi, riferimento in azienda, ecc.
Creare un CRM con Excel, con la sua fisiologica proliferazione di righe e colonne, solitamente disincentiva l’inserimento dei contatti, a parte quelli strettamente necessari ( per l’invio fatture, recapito titolare, ecc,)
Di conseguenza si rinuncia a tracciare moltissime informazioni rilevanti come, ad esempio, chi ci ha contattato via mail o chi ci ha visitato in fiera.
Un CRM vero e proprio, invece, è pensato per fare anche questo. Può immagazzinare dati cruciali, che poi verranno utilizzati per fare analisi di andamento o per costruire messaggi di marketing mirati ed efficaci.

3) Dati non protetti.

Creare un CRM con Excel è rischioso per tre motivi:
Il primo è che i dati sono facilmente corruttibili e spesso non viene in mente di farne un backup. Un file può essere cancellato per sbaglio, si può danneggiare, può essere sovrascritto e può essere reso inutilizzabile da una combinazione infinita di possibili errori umani e sfighe.
Un CRM permette invece di custodire i dati in totale sicurezza, con backup automatici e limitazioni delle possibilità di errore.
Il secondo motivo è che i dati accumulati sono preziosi per l’azienda, e potrebbero essere facilmente trafugati, passati alla concorrenza, rubati da ex dipendenti, ecc.
Un CRM permette, ad esempio, di inibire ai dipendenti (o ad alcuni di loro) la possibilità di esportare i dati.
Terza ragione: un CRM, a contrario di un file excel, permette di modulare l’accesso alle informazioni. Un commerciale vedrà solo le aziende della sua zona, un tecnico non vedrà le fatture mentre un amministrativo non vedrà gli interventi tecnici, oppure si restringerà l’accesso alle informazioni in base al livello gerarchico.
Tutte operazioni impossibili per un file excel, a cui semplicemente si può accedere oppure no e a cui spesso accedono tutti senza particolari cautele.

4) Tempo sprecato.

Creare un CRM con Excel impone all’azienda uno spreco di tempo per il recupero e la condivisione delle informazioni, senza contare il fatto che il file probabilmente non sarà accessibile a chi è fuori dall’ufficio.
Se è salvato in cloud (dropbox, drive o simili) comporterà comunque uno spreco di tempo per la sua apertura e consultazione.
Un CRM permette di trovare qualsiasi informazione in pochi secondi, anche da cellulare o tablet.
Permette di geolocalizzare l’azienda, aprendo in automatico il navigatore del telefono per raggiungerla.
Permette di consultare istantaneamente le offerte o fatture pregresse, il fatturato, le ultime conversazioni o mail scambiate con il cliente. Excel qui soccombe.

5) Excel permette di registrare un contatto, non una relazione

Poniamo che qualcuno ti chieda informazioni su un prodotto che ha visto sul tuo sito aziendale. Che farai?
La maggioranza delle aziende senza CRM, si limiterebbe a rispondere alla domanda, magari mandando qualche brochure o catalogo via mail. Poi il nulla.
Potenziale cliente verrebbe abbandonato alla deriva della propria scelta d’acquisto.
I più bravi, quelli che si sono impegnati a creare un CRM con un foglio Excel da undici giga, magari avranno l’intuizione di aggiungere il contatto nella suddetta tabella.
Il problema è che il povero contatto, li dentro, ci farà la muffa.
Un CRM invece permette di tracciare tutte le relazioni con il potenziale cliente, con promemoria automatici che ricordino a noi di sentirlo o che chiedano a lui a che punto è con la decisione.
Con un CRM tracceremo le mail che ci siamo scambiati, le telefonate, gli appuntamenti, le promesse fatte su sconti e condizioni: insomma il sistema ci permetterà di registrare ogni punto di contatto con il cliente, di ricordarci di lui per accompagnarlo nel suo processo di acquisto, e di renderci altrettanto presenti nella memoria del cliente, in modo che non finisca per comprare da un altro.
Per scaricare la nostra guida gratuita sulla gestione dei contatti, clicca sul pulsante qui sotto.
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