Avere capacità predittive in materia di business, è una competenza cruciale: analizzare l’esito dei progetti solo a chiusura del bilancio, se le cose sono andate male, significa chiudere i cancelli quando i buoi sono già scappati ad Honolulu con un cocktail in mano. Ma cosa bisogna guardare per fare previsioni di andamento? Ecco tre dritte.
1. I dati oggettivi
Se dal quantitativo di ordini posso fare una previsione attendibile del fatturato, analizzando le trattative posso ricavare un dato analogo, anche se meno preciso.
Se usiamo un CRM è possibile monitorare le trattative a seconda del loro stato di avanzamento. Ad esempio, le opportunità possono essere in stato di “inizio presentazione” e quindi avere una probabilità di chiusura ancora modesta, oppure in stato di “attesa firma”, che mi autorizza ad essere molto più ottimista sull’esito.
Ebbene, è possibile combinare il valore economico dell’offerta con un indice di probabilità che dipende dallo stato di avanzamento in cui la trattativa si trova.
Questa percentuale di probabilità, può successivamente essere messa in relazione con la probabilità di chiusura che il commerciale stima “a sentimento”, in base alla sua sensibilità ed esperienza. Il risultato fornisce una previsione di andamento per il medio e lungo periodo.
Non è un metodo preciso ma offre informazioni di massima molto interessanti.
2. Le previsioni da “Offerte perse”
Un cliente mi chiede un preventivo. Gli invio un’offerta per 10.000 euro ma non ho la merce in magazzino, deve aspettare. Il cliente si rivolge alla concorrenza, che costa come me ma ha la merce in pronta consegna. Se il problema si ripeterà per 10 volte, la mia mala gestione delle scorte mi costerà 100 mila euro. Stessa cosa si può verificare nel caso io abbia tempi lunghi nelle risposte via mail, perché ho personale poco cortese, perché ho prezzi troppo alti, perché puzzo. Qualsiasi sia il motivo che mi fa perdere le trattative, va:
- Conosciuto e tracciato (chiedendo sempre al potenziale cliente quale sia la motivazione del non acquisto)
- Associato ad un valore economico (il valore della trattativa sfumata)
- Monitorato periodicamente
- Risolto, rimuovendo la causa che mi fa perdere il fatturato
In questo modo è possibile non solo fare una previsione di andamento, ma anche correggere la rotta.
3. Il “mood” dei clienti
E’ possibile prevedere, e soprattutto prevenire, la quota di abbandono dei clienti monitorando costantemente il contact plan.
Sei fidanzato: la morosa inizia a mandarti sempre meno cuoricini, ad uscire più con le amiche che con te, a non avere tempo per vederti. Istintivamente sai che ti sta per mollare.
Con il cliente è la stessa cosa: quando inizia a chiamare di rado o a non farsi più sentire, si sta candidando a diventare un ex cliente.
Significa che siamo spariti dal suo orizzonte e che prima o dopo ci scaricherà.
Cosa fare? Chi utilizza un CRM probabilmente traccia già tutti gli scambi che ha con il cliente: mail, telefonate, incontri.
Queste informazioni, oltre a servire da archivio per necessità future, possono essere utilizzate anche come termometro del rapporto.
In caso di calo di contatti, la soluzione è semplice: prevenire il due di picche, contattando noi il cliente con argomenti “di sponda” (ad esempio promozioni, newsletter, inviti ad eventi, ecc.).
Riassumendo…
Gli indicatori più o meno nascosti che permettono di fare analisi e previsioni sull’andamento aziendale, sono molti e, volendo, sono gestiti in maniera automatizzata da software dedicati:
la BUSINESS INTELLIGENCE gestisce le analisi relative a fatturato, incassi, ordini, costi, ricavi, ecc.;
il CRM per operare analisi previsionali sulla base delle trattative commerciali.
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